สาระเลขานุการ

แผนกเลขานุการ

ความหมายของเลขานุการ

คำว่า “เลขานุการ” เป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลข + อนุการ ดังนั้น เลข + อนุการ รวมเป็นคำว่า “เลขานุการ”

คำว่า “เลขา” ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2493 แปลว่า ลาย, รอยเขียน, ตัวอักษร, การเขียน, การขีดเขียน

คำว่า “อนุการ” ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2493 แปลว่า การทำตาม, การเอาอย่าง

ฉะนั้น เมื่อรวมคำว่า “เลขานุการ” จึงมีความหมายว่า “ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง (ผู้บังคับบัญชา” สั่ง”

คำว่า “เลขานุการ” ตรงกับคำในภาษาอังกฤษว่า “SECRETARY” มาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM” แปลว่า “ความลับ” หรือ “SECRET”

คำว่า “SECRETARY” จึงแปลว่า “ผู้รู้ความลับนั่นเอง” ดังนั้น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการจึงต้องเป็นผู้ที่รักษาความลับของนายและองค์กรนั้นๆ ได้ดี มีไหวพริบ มีความคิดริเริ่ม มีมนุษย์สัมพันธ์ พร้อมทั้งเป็นผู้รอบรู้เข้าใจสิ่งต่างๆ ได้รวดเร็วและต้องพยายามปรับปรุงตัวเองให้ทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ เลขานุการที่มีประสิทธิภาพ มีค่าและสำคัญสำหรับสำนักงานมาก

คำว่า “SECRETARY” ซึ่งเป็นคำที่มีอักษรย่อ 9 คำด้วยกัน คือ

S = Sense คือ ความสำนึกว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำ

E = Efficiency คือ ความสามารถในการปฏิบัติในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ

C = Courage คือ ความกล้า กล้าในการทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด

R = Responsibility คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน

E = Energy คือ การมีกำลังใจ และสุขภาพดีในการทำงาน

T = Technique คือ การมีเทคนิคในการทำงาน

A = Active คือ ความกระตือรือร้นในการทำงาน มีความว่องไว ไม่เฉื่อยชา

R = Rich คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม วางใจได้

Y = Youth คือ อยู่ในวัยหนุ่มสาว เป็นวัยที่เหมาะแก่การทำงาน มีความ

ความสำคัญของเลขานุการ

คำว่า “เลขานุการ” ตามพจนานุกรมให้คำนิยามไว้ว่า คือ ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวกับหนังสือตามผู้ใหญ่สั่ง (ดังที่กล่าวไว้แล้วในคำนิยาม) แต่ในทางปฏิบัติแล้ว เลขานุการไม่ได้หมายความเฉพาะขีดเขียนตามสั่งเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อื่นๆ อีกมากทั้งที่เป็นภาระในหน้าที่เลขานุการเอง และภารกิจที่จะต้องปฏิบัติแทนนาย ปัจจุบันผู้บริหารธุรกิจที่สำคัญๆ ต่างเห็นความจำเป็นที่จะต้องมีเลขานุการที่มีประสิทธิภาพไว้ช่วยทำงานและรับผิดชอบงานต่างๆ แทนผู้บริหารเพราะเวลามีความสำคัญต่อการดำเนินการของธุรกิจของผู้บริหารเป็นอย่างมาก ผู้บริหารต้องการเอาเวลาเหล่านั้นไปทำงานเป็นสำคัญๆ เช่น การบริหาร วางแผน วางนโยบายและงานสำคัญอื่นๆ ที่จะทำให้บริษัทของเขาเจริญรุ่งเรืองก้าวหน้าชนะคู่แข่งได้จึงไม่อยากที่จะเสียเวลากับงานประจำวันหรืองานซึ่งไม่ค่อยสำคัญแต่ต้องเสียเวลามาก
เลขานุการ ที่มีความสามารถจะช่วยผู้บริหารรักษาเวลา และดำเนินการต่างๆ ให้สำเร็จเรียบร้อยโดยรวดเร็ว เลขานุการที่มีประสิทธิภาพ มีค่าและสำคัญสำหรับงานมาก จะเห็นได้ว่าเบื้องหลังความสำเร็จต่างๆ เลขานุการมีส่วนช่วยมากทั้งทางตรงและทางอ้อม เพราะเลขานุการเกี่ยวข้องกับเรื่องต่างๆ อย่างมาก เลขานุการย่อมรู้กิจการและความเป็นไปต่างๆ ในสำนักงานจึงเป็นผู้ประสานงานให้งานต่างๆ ดำเนินไปโดยราบรื่นและรวดเร็ว ทั้งระหว่างผู้บริหารระดับต่างๆ และระหว่างบริษัทกับบุคคลภายนอก เป็นผู้สร้างสัมพันธภาพในสำนักงาน เป็นสื่อกลางระหว่างบริษัทหรือตัวนายและผู้มาติดต่อ เป็นภาพพจน์ของบริษัทและนาย ทำให้ผู้อื่นชื่นชมหรือไม่ชมก็ได้
เลขานุการ เป็นผู้ที่จะทำให้งานเดินสะดวกรวดเร็วหรือหยุดชะงัก ทำให้คนอื่นชอบหรือไม่ชอบบริษัทได้เป็นเสมือนประชาสัมพันธ์ของนายและของบริษัท ฉะนั้น จึงจำเป้นอย่างยิ่งที่จะต้องเป็นผู้รักษาความลับได้ดี มีไหวพริบดี มีความคิดริเริ่ม มีมนุษย์สัมพันธ์ พร้อมทั้งเป็นผู้รอบรู้เข้าใจสิ่งต่างๆ ได้รวดเร็ว และต้องพยายามปรับปรุงตัวเองให้ทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ
ในงานอาชีพต่างๆ เช่น นักธุรกิจ พ่อค้า แพทย์ ศิลปิน กิจการทางศาสนา วงการศึกษาตลอดจนงานราชการ ต้องพึ่งพาอาศัยเลขานุการด้วยกันทั้งนั้น จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นบุคคลที่มีความสำคัญและจำเป็นต่องานทุกสาขา ดังมีผู้กล่าวว่า ถ้าเลขานุการทุกคนในโลกนัดหยุดงานพร้อมกันแล้ว ธุรกิจทุกอย่างทั่วโลกก็ต้องหยุดชะงักตามไปด้วย แต่อย่างไรก็ตามต้องไม่ลืมว่า “เลขานุการที่มีความสามารถเท่านั้น” ที่จะเป็นผู้ช่วยทำให้การบริหารงานต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ซึ่งเลขานุการที่มีความสามารถในปัจจุบัน ก็คือ ผู้บริหารที่สำคัญในวันข้างหน้านั่นเอง